BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Dalam sebuah organisasi tentu memerlukan
pengaturan administrasi dan manajemen yang baik dan rapi agar tujuan suatu
organisasi tercapai. Agar semua itu tercapai diperlukan sebuah rencana terlebih
dahulu karena pabila rencana tidak ditetapkan terlebih dahulu akan timbul
penyimpangan yang berakibat pada kerugian.
Kemudian tahap yang kedua adalah
pengorganisasian yaitu berupa pengawasan-pengawasan dan penugasan dari
pembagian-pembagian kerja. Tahap berikutnya adalah according (koordinasi).
Koordinsi sangat diprlukan dalam sebuah organisasi yang bertujuan untuk
mencapai keharmonisan, keserasian, keselarasan dan keseimbangan dalam
bekerjasama.
Tahap terakhir adalah pengawasan yaitu
suatu kegiatan pokok dari manajemen agar segala pekerjaan dapat dilaksanakan
sesuai dengan perencanaan.
B. Rumusan
Masalah
Pengertian dari koordinasi serta pengawasan beserta
hal-hal yang menyertainya.
C. Tujuan
Memahami penjelasan tentang dari koordinasi serta
pengawasan.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
PENGGERAKAN
Penggerakan merupakan terjemahan
dari kata bahasa
Inggris actuating. Dalam Webster’s New
Collegiate Dictionary diberikan
penjelasan to in put
to into action, to
incite to action
yang berarti menggerakkan, mendorong untuk
bergerak.
Berdasarkan pendapat G.R.
Terry dalam buku Principle
Management, penggerakan
ialah membangkitkan dan
mendorong semua anggota
kelompok agar supaya
berkehendak dan berusaha
dengan keras untuk
mencapai tujuan dengan
ikhlas serta serasi
dengan perencanaan dan
usaha – usaha
penorganisasian dari pihak
pimpinan.
Menurut Sondang P. Siagian, penggerakan dapat
didefinisikan sebagai keseluruhan
usaha, cara, teknik dan metode
untuk mendorong para
anggota organisasi agar
mau dan ikhlas
bekerja dengan sebaik
mungkin demi tercapainya
tujuan organisasi dengan
efesien, efektif dan ekonomis.
Cara dan teknik
mendorong para anggota
untuk berbuat semaksimal
mungkin demi kepentingan
organisasi adalah hal
yang sulit. Kesulitan tersebut
disebabkan oleh paling
sedikit lima faktor, yaitu :
-
Walaupun telah banyak
ilmu pengetahuan mempelajari
tentang manusia ia
merupakan makhluk misteri
sehingga masih banyak
yang belum terungkap
dengan jelas tentang
manusia.
-
Manusia mempunyai harkat
dan martabat yang
dihargai dan dijunjung
tinggi dengan dibarengi
oleh penunaian kewajiban.
-
Sumber daya yang
ada dalam organisasi
hanya akan bernilai
bila dimobilisasi dan
dimanfaatkan manusia secara
tepat.
-
Sumber daya manusia
merupakan modal terpenting
dan merupakan unsure
pembangunan organisasi yang
sangat tangguh apabila
digerakkan secara tepat.
-
Samber daya manusia
mungkin menjadi perusak
dalam organisasi apabila
tidak diperlakukan sebagai
insane dengan harga
diri yang tinggi.
Pendapat ahli tentang
penggerakan
-
Luther Gullick, Ia
menggunakan istilah “directing”,
yang mempunyai makna
pemberi petunjuk dan
penetuan arah yang harus
ditempuh oleh para
pelaksana kegiatan operasional. Para bawahan
telah berada dalam
kematangan sehingga dapat
dibimbing, dituntun dan diarahkan.
-
G. R. Terry. Ia
menggunakan istilah “actuating” manajer berusaha
meyakinkan bawahannya agar
bersedia melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam
organisasi. Keputusan
tentang kegiatan itu
dimintakan pertanggungannya kepada
bawahan.
-
Henry Fayol. Ia menggunakan istilah “Commanding” untuk
penggerakan. Cara terbaik untuk menggerakkan anggota organisasi adalah dengan
cara pemberian komando dan tanggung jawab utama para bawahan terletak pada
pelaksanaan perintah yang telah diberikan itu. Pemberian komando tidak selalu
dengan otoriter.
Untuk berhasilnya penggerakan
tergantung kepada faktor-faktor
di bawah ini :
-
Kepemimpinan yakni kemampuan
seorang menejer untuk
menggerakan orang lain
agar supaya berusaha
dengan ikhlas untuk
mencapai tujuan.
-
Sikap dan moril adalah cara
memandang hidup, suatu cara
berpikir, bererasaan dan bertindak. Moral adalah
kondisi mental yang
memungkinkan orang-orang yang
memegang teguh kebenaran
dan kegairahan.
-
Tata hubungan. Kokunikasi adalah
menyampaikan pesan / isi kepada
bawahan dalam rangka
menggerakan pegawai untuk
melaksanakan pekerjaan.
-
Perangsang. Insenteif
adalah sesuatau yang
menyebabkan atau menimbulkan
seseorang bertindak.
-
Supervisi. Supervisi
penting agar pegawai
senang bekerja.
-
Disiplin. Disiplin
adalah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan
watak, latihan pengembangan dan
pengendalian perasaan, pikiran dan
kehendak, dan watak untuk melahirkan
ketaatan dan tingkah
laku yang teratur.
Koordinasi (Coordination)
Koordinasi
adalah Proses mempersatukan atau mensinkronkan semua usaha manajemen. Koordinasi
adalah proses mengintegrasi sasaran-sasaran dan aktifitas dari unit kerja yang
terpisah (departemen, area, fungsional) agar dapat merealisasikan sasaran organisasi
secara efektif. Tanpa koordinasi orang-orang dan departemen tidak akan melihat
peran mereka dalam organisasi dan cenderung mengejar kepentingan khusus mereka,
sering merugikan organisasi.
Menurut
Paul R. Lawrence dan Jang W. Lorsch “ differentiation dapat merumitkan
tugas-tugas secara efektif mengkoordinasi aktivitas-aktivitas pekerjaan”.
Differentiation atau diferensiasi adalah prinsip bahwa perbedaan-perbedaan
dalam gaya bekerja, termasuk perbedaan dalam orientasi dan struktur, dapat
merumitkan koordinasi dan aktivitas-aktivitas suatu organisasi.[1]
Komunikasi
adalah kunci dari koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung
bergantung pada perolehan, transmisi dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidak pastian tugas yang dikoordinasi, semakin besar pula keperluan adanya
informasi.[2]
koordinasi
merupakan salah satu aspek dari bimbingan. Dengan demikian koordinasi bertujuan
mencapai dan menjamin keharmonisan, keserasian, keselarasan, dan keseimbangan
didalam rangka kerjasama. Koordinasi bersifat vertikal dan horizontal.
Koordinasi bersifat horizontal artinya sejajar dan setaraf. Koordinasi bersifat
vertikal adalah keterpaduan (integrasi) apakah ia berfungsi sebagai
administrator, organisator, atau manajer.
Koordinasi
diperlukan dalam setiap organisasi karena setiap organisasi pasti terdapat
deartemen-departemen yang bertujuan untuk menyusun satuan-satuan organisasi
untuk melaksanakan tugas dalam pembagian kerja, masing-masing mempunyai
tugas-tugas dan tanggung jawab tersendiri.
Orang yang
mengkoordinir disebut koordinator, ia dituntut untuk mengkoordinir peningkatan
usaha kerjasama. Seorang koordinator dituntut untuk memiliki persyaratan berupa
kemahiran manajemen dan kualitas kepemimpinan[3].
Koordinator harus memiliki disiplin yang kuat. Ia mampu melakukan disiplin diri
sendiri dalam melakukan tindakan dan kegiatan. Koordinator harus mampu
melakukan komunikasi secara efektif, artinya harus mampu memilih dan
mempergunakan ungkapan-ingkapan yang tepat dan sesuai untuk menyatakan maksudnya.
Ketepatan
artinya mempunyai kemampuan untuk membedakan makna kata-kata secara tepat
sesuai gagasan. Kesesuaian artinya mempunyai kemampuan untuk memilih kata-kata
yang tidak akan merusak situasi atau menimbulkan ketegangan antara pimpinan dan
pengikutnya.
Adapun hal
yang mempengaruhi keefektifan koordinasi yaitu :
-
Jenis struktur organisasi yang dipergunakan
-
Tingkat pengetahuan personal tentang sasaran-sasaran, prosedur dan
kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi yang bersangkutan
-
Kaliber dari pada personal yang melakukan supervisi
-
Hingga tingkat tertentu hal tersebut tergantung pula pada usia kesatuan
organisasi yang beroperasi, bersama-sama dengan tradisi serta kebiasaannya.
Pedoman Koordinasi :
-
Koordinasi harus terpusat
Artinya ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak
sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, karena organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan
dan keinginan berbeda
-
Koordinasi harus terpadu
Keterpaduan pekerjaan
menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
-
Koordinasi harus berkesinambungan
Yaitu rangkaian
kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu
ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya
-
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional
Yaitu dengan wujud saling
memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih
tugas yang satu dengan tugas yang lain.
Ciri-ciri koordinasi
-
Tanggung jawab kelancaran koordinasi terletak pada pimpinan
-
Koordinasi sebagai upaya
kerjasama diproses secara terus menerus
-
Berlaku sebagai pengaturan upaya kelompok secara teratur
-
Sebagai konsep kesatuan tindakan atau
inti dari pada organisasi
-
Sasaran adalah pencapaian tujuan bersama
Manfaat koordinasi :
-
Adanya keselarasan antara rencana dengan tujuan yang akan di capai
-
Ada prosedur dan metode kerja
-
Dimungkinkan terselenggaranya komunikasi timbal balik
-
Ada kesadaran untuk bersama
B.
PENGAWASAN (CONTROLLING)
Pengawasan adalah proses pengamatan daripada
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan
yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya. Dari defenisi ini jelas terlihat hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan. tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan
karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya, rencana
tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau
penyelewengan yang serius tanpa alat untuk mencegahnya.[4]
Pengawasan adalah kegiatan pokok dari manajemen agar
segala pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan perencanaan dan sesuai dengan
ketentuan ysng telah digariskan. Pengawasan sebagai proses, dimana tindakan,
kesalahan, kekeliruan dan penyelewengan dari perencanaan dapat segera diambil
tindakan koreksi. Pengawasan pada dasarnya berfungsi memperbaiki segala
kekeliruan dan penyelewengan atau penyimpangan dan segera diluruskan ke jalan
yang sebenarnya.
Pengawasan harus dilaksanakan secara sistematis dan
terus menerus. Pengawasan tidak berarti mencari-cari kesalahan tetapi
memperbaiki. Sifat perbaikan ini dapat dalam bentuk pengarahan, bimbingan,
petunjuk dan lain-lain. Begitu juga pengawasan bersifat dimensional artinya
bukan hanya melihat kebelakang mengawasi apa yang sedang terjadi, tetapi juga
perkiraan-perkiraan yang akan terjadi dimasa depan.
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berupa
bagan-bagan, formulir-formulir, nota-nota, catatan-catatan, laporan-laporan,
kunjungan-kunjungan, apakah semua itu sesuai dengan norma, kaedah, ketentuan,
ukuran, atau kriteria sebagai tolak ukur. Dari hasil itu semua dapat diambil
suatu penilaian atau evaluasi. [5]
Dalam melaksanakan suatu tugas tertentu, selalu
terdapat urutan-urutan pelaksanaan tugas
tersebut walaupun tugas itu sederhana. Untuk merealisasi tujuan perusahaan
misalnya, pemimpin perusahaan melalui fase-fase pelaksanaan proses
pelaksanaan merencanakan, mengorganisasi,
menyusun, mengarahkan, dan mengawasi.[6]
Demikian
juga halnya dalam pelaksanakan tugas pengawasan, untuk mempermudah melaksanakan
dalam merealisasi tujuan harus pula dilalui beberapa fase atau urutan
pelaksanaan.
Proses
pengawasan dimanapun juga atau pengawasan yang berobjekkan apapun terdiri dari beberapa
fase, sebagai berikut:
1)
menetapkan alat pengukur (standar)
Yaitu dalam bentuk fisik
meliputi kuantitas dan kualitas hasil produksi, dan waktu. Sedangkan dalam
bentuk uang meliputi standar biaya, penghasilan dan invetasi.
2)
Mengadakan penilaian (evaluate)
Dengan menilai, dimaksudkan
membandingkan hasil pekerjaan bawahan dengan pengukur (standar) yang sudah
ditentukan.
3)
Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action).
Fase terakhir ini hanya
dilaksanakan bila pada fase sebelumnya dipastikan telah terjadi penyimpangan.
Dengan tindakan perbaikan diartikan tindakan yang diambil untuk menyusuaikan hasil
pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang
telah ditentukan sebelumnya. [7]
Adapun bidang-bidang yang memerlukan pengawasan yaitu :
1)
Manajement of personil
(pengelolaan personalia)
Yang
pertama diawasi adalah struktur organisasi apakah up to date atau tidak,
dilaksanakan atau tidak oleh pegawai. Juga terhadap prosedur khususnya untuk
mengatur siapa, bagaimana dan kapan seorang harus bertindak. Apakah orang yang
menduduki jabatan sesuai dengan keahliannya. Apakah kualifikasi yang diperlukan
sesuai dengan kenyataan. Juga tidak ketinggalan penyeleksian, training, dan
motivasi kontrol
2)
Product (produk)
Pengawasan terhadap produk
yang dihasilkan dimana produk tersebut mempunyai hubungan satu dengan yang
lainnya, tujuannya adalah untuk mengadakan perubahan dalam produksi.
3)
Finance (keuangan),
meliputi :
-
Biaya kerja
-
Gedung (tempat), sarana-prasarana
-
Liquid yang didasarkan
pada budget (anggaran belanja) dari penerimaan dan pengeluaran dalam satu
waktu tertentu dengan tujuan agar dapat diketahui ketersediaan uang kas untuk
membiayai kegiatan yang dilaksanakan
4)
Control of over all performance (proses
kerja)
Pengawasan ini meliputi
usaha keseluruhan dari sebuah oraganisasi, bukan pada tiap-tiap bagian (unit) sebab
perlunya diadakan pengawasan ini adalah adanya proses perencanaan yang mengikat
setiap aktifitas dalam organisasi kearah tujuan yang telah ditetapkan.
5)
Cuality of manajemen (kualitas
pengelolaan)
Pengawasan
ini khusus kepada mutu manajemen.
Ada dua macam teknik dalam
pengawasan yaitu :
-
Pengawasan langsung (direct control) yaitu apabila pimpinan
organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang
dijalankan.
-
Pengawasan tidak langsung (indirect control) yaitu pengawasan
dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh
para bawahan. Laporan dapat berbentuk tertulis dan lisan.[8] Suatu
organisasi juga dapat memakai standar perbandingan misalnya dari barang yang
dihasilkan dapat digunakan sebagai ukuran untuk perbandingan dalam kualitas,
kiantitas, dan lain-lain.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Penggerakan merupakan
terjemahan dari kata
bahasa Inggris actuating. Dalam Webster’s New
Collegiate Dictionary diberikan
penjelasan to in put
to into action, to
incite to action
yang berarti menggerakkan, mendorong untuk
bergerak.
Menurut Sondang
P. Siagian, penggerakan
dapat didefinisikan sebagai
keseluruhan usaha, cara,
teknik dan metode untuk
mendorong para anggota
organisasi agar mau
dan ikhlas bekerja
dengan sebaik mungkin
demi tercapainya tujuan
organisasi dengan efesien, efektif dan
ekonomis.
Koordinasi
adalah Proses mempersatukan atau mensinkronkan semua usaha manajemen.
Koordinasi adalah proses mengintegrasi sasaran-sasaran dan aktifitas dari unit
kerja yang terpisah (departemen, area, fungsional) agar dapat merealisasikan
sasaran organisasi secara efektif. Tanpa koordinasi orang-orang dan departemen
tidak akan melihat peran mereka dalam organisasi dan cenderung mengejar
kepentingan khusus mereka, sering merugikan organisasi.
Koordinasi
merupakan hubungan dan kegiatan yang serasi. Diupayakan kerjasama team work
yang baik. Team dan kerjasama yang baik akan mencapai sasaran yang baik pula.
Karena dalam organisasi bukan kepentingan individual yang dipentingkan
melainkan team lebih diutamakan.
Pedoman Koordinasi :
-
Koordinasi harus terpusat
-
Koordinasi harus terpadu
-
Koordinasi harus berkesinambungan
-
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional
Pengawasan adalah proses pengamatan daripada
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan
yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya. Dari defenisi ini jelas terlihat hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan. tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan
karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya, rencana
tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau
penyelewengan yang serius tanpa alat untuk mencegahnya.
Fase
pengawasan sebagai berikut:
-
menetapkan alat pengukur (standar)
-
Mengadakan penilaian (evaluate)
-
Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action).
Adapun bidang-bidang yang memerlukan pengawasan yaitu :
-
pengelolaan personalia
-
produk
-
keuangan
-
proses kerja
-
kualitas pengelolaan
Ada dua macam teknik dalam pengawasan yaitu :
-
Pengawasan langsung (direct control)
-
Pengawasan tidak langsung (indirect control)
DAFTAR PUSTAKA
·
Tunggal, Amin Widjaja. Manajemen Suatu Pengantar (edisi revisi).
Jakarta : Rineka Cipta. 2002.
·
Widjaya, A. W. Pemantapan peranan kepala biro
administrasi umum dalam pelaksanaan PP No. 5 tahun 1980. Suatu Laporan. 1982
·
Fadhli, Ahmad. Organisasi dan Administrasi.
Kediri : Manhalun Nasyiin Press. 2002.
·
A.W. Widjaya. Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen.
Jakarta : Bina Aksara. 1987.
·
Manullang, M. Dasar-Dasar manajemen. Jakarta : PT.
Balai Aksara-Yudistira. 1996.
·
Racmat M.Z, A.A. Manajemen Suatu Pengantar. Bandung : Remadja Karya. 1980.
·
Mutiara Gaffar, Abdullah. Dasar-Dasar
Administrasi Pendidikan. Banjarmasin : Lambung Mangkurat
University Press. 1986.
[3] A. W. Widjaya. Pemantapan peranan kepala
biro administrasi umum dalam pelaksanaan PP No. 5 tahun 1980. Suatu Laporan.
1982.
[6] Drs.M. Manullang. Dasar-Dasar manajement. Jakarta
: PT. Balai Aksara-Yudistira. 1996. hal 136.-37.
